Новые подходы к бережливому управлению меняют работу администрации

14 марта состоялось заседание рабочей группы по реализации комплекса мероприятий по внедрению методов бережливого управления в администрации Фрунзенского района СанктПетербурга.

В рамках программы Эффективный регион отдел районного хозяйства успешно защитил проект Оптимизация процесса включения граждан в адресную программу по замене газовых плит, газовых водонагревательных колонок.

Изначально процесс характеризовался высокой трудоемкостью: получение, согласование и хранение архивных документов осуществлялось в бумажном виде, отчетность и подписание ответа заявителю формировались вручную.

Оптимизация процесса позволила перевести его на электронный документооборот с использованием электронных цифровых подписей, организовано электронное хранение документов. Также удалось снизить трудоемкость процесса: уменьшить количество бумажных документов с пятнадцати до одного, устранить излишние согласования и сократить время на перевод согласований с бумажного на электронный носитель с восьми до трех дней.

Одновременно состоялось открытие нового проекта Центра социальной помощи семье и детям Фрунзенского района - Оптимизация процесса обеспечение набором продуктов в рамках оказания срочной социальной услуги Обеспечение набором продуктов семей с детьми.

Процесс выбран для оптимизации в связи с высокой трудоемкостью, дублированием данных в нескольких документах, ручной обработкой персональных данных получателей социальных услуг. За счет оптимизации планируется сократить время протекания процесса с 90 до 30 дней, снизить трудоёмкость, уменьшить количество выполняемых действий, сократить количество документов, заполняемых специалистом вручную и доли ошибок в заполняемых документах.